コンベンションイベントを海外で実施するときの3大ポイント
ここでいうコンベンションイベントは、新製品を発表するプレゼンテーションや展示会・商談会を指します。初めて海外でコンベンションイベントを開催する場合、何に気をつければいいのか。今回は３つのポイントに分けて、成功させるために不可欠な要素をお伝えします。
目次：
- コンベンションイベントは、開催場所が肝心！
- コンベンションイベントは、夕食会と観光が成功の鍵？
- コンベンションイベントは、パートナー選びが大事
- 【まとめ】コンベンションイベントを海外で成功させるために
コンベンションイベントは、開催場所が肝心！
自社内で開催する小規模な新製品プレゼンテーションは除き、大規模イベントになると海外でも会場調査から始めるのが一般的です。おおよそ200名未満だとホテルのバンケットルーム、それ以上の人数になると国際会議場や展示会場で開催します。バンケットを使用する場合は、新製品プレゼンテーション会場、製品の展示場、そして大口顧客となるVIPとの個別商談ルームの最低3つは必要です。新車発表会などメディアを集めたプレスカンファレンスを実施する場合は、自社のブランド価値を落とさないためにも格式ある会場を選んだほうがいいでしょう。
また、近隣国からお客様を招待する場合は、空港送迎などの車の手配や宿泊先の予約も必要となります。コンベンションイベントの企画や招待するお客さまに合わせた最適な会場を抑えるためには、早めの動き出しが何より重要です。VIPの宿泊は数が限られたスイートルームを予約する必要がありますので、遅くとも2ヶ月前、通常であれば半年前ぐらいから会場探しに動き出しましょう。
コンベンションイベントは、夕食会と観光が成功の鍵？
海外のコンベンションイベントの特徴として、初日のプレゼンテーション終了後に簡易のパーティを必ず開催します。目的は、お客様同士や取引先との交流です。どの国ではどんな商品が売れているのかなど情報交換の場として重宝されています。また、他国からいらっしゃるお客様のために、イベント終了後に観光ツアーを組む企業も少なくありません。これが大きなポイントで、観光があるのとないのでは、お客様のイベント参加へのモチベーションにも大きな差が出ます。VIPはご家族連れでいらっしゃることも多いので、コンベンションイベント開催中は、例えば現地国のお料理教室など奥様用の観光プログラムを組むなどして、顧客満足度の向上に努めることも重要です。
コンベンションイベントは、パートナー選びが大事
海外でのコンベンションイベント開催に慣れないうちは、詳しいパートナー企業と一緒に企画したほうが、イベントの成功につながります。会場を押さえるといっても、キャパシティに合わせるだけではありません。新製品発表や展示会から、商談会へとスムーズにつなげるためのノウハウが欠かせません。
例えば、会場入口の導線設計を最適化するための図面作成にも知識を必要とします。また、電源タップの場所や数も重要ですし、プレゼンテーションを実施する場所の照明の明るさや、プレゼンテーション時に使用するプロジェクターのスクリーン輝度においても、最適な明るさを担保できる会場かどうかも欠かせません。海外でのプレゼンテーションでは、スピーカーが舞台で自由に動き回るスタイルが多いため、ピンマイクが準備できるかどうかの確認と合わせて、スピーカー用のプロンプターの配置場所の確保も必要です。他にも、様々な国のお客様をお呼びする場合は、同時通訳システムの手配も必須です。特に日本語は難しいため、国内で機材を準備したほうが良い場合も多いです。
商談会ブースでは、お客様が周囲に気を使わずに商談していただけるようにするなど、最適な環境構築のためにも、ノウハウが貯まるまでは経験豊富なパートナー企業と組むことがイベント成功への近道です。
【まとめ】コンベンションイベントを海外で成功させるために
社運をかけた製品の魅力をひとりでも多くの方に届けて購入につなげるためには、まず最適な会場をお客さまに提供できるかが鍵となります。 JTBは、これまで数々の国際的イベントの会場セッティングを任されてきました。世界中のホテルや国際会議場、展示場との取引実績があるため、数多くの選択肢から最適な会場をご提案することが可能です。現地の習慣に詳しく、コンベンションイベントの経験が豊富なスタッフも多数在籍しているので、もしコンベンションイベントの開催を考えている場合は、ぜひお気軽にご相談ください。