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周年記念イベントを海外拠点で成功させるために!

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創業5周年、10周年と、節目に訪れる大切な周年記念イベント。日本はもちろん、海外でも重要視される行事のひとつです。海外拠点の周年記念行事を通じて、新しいビジネスチャンスを掴みたいという日系企業も少なくありません。そこで今回は「海外拠点の周年記念イベントに初めて関わる」「何から始めればいいかわからない」という方に、成功に向けたポイントを絞ってご紹介します。



目次:



 

 

周年記念イベントを海外拠点でも実施する理由

 

●営業機会と地元有力者との関係維持・強化

周年記念イベントは、日頃お世話になっているステークホルダーが一堂に会する場です。お客様や取引先、株主を招待することで、新製品やサービスを告知できるまたとない機会となります。また、海外では政府機関や財閥系など自社ビジネスへの影響力の強い方々と親交を深められる有効な場として、周年記念行事は重要視されています。

 

●社員の士気・意欲向上

東南アジアなど経済成長が著しい新興国では、日本のように同じ企業で何十年と働き続けるという意識が薄く、より良い環境を求めて職場を変えるキャリアアップ志向が強いです。そのため周年記念行事では、社員へのねぎらいや自社のブランド力をアピールすることで、社員の士気・意欲向上を目的とする日系企業もあります。

 

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周年記念イベントのイベント内容

 

パーティやタウンミーティング、社員旅行、製造系の企業であれば展示会、BtoC企業は大々的なキャンペーンを実施するなど、基本的にはどの国も大きく変わりません。日系企業のパーティでは、日本ならではのエンターテインメント、例えば、鏡開き、太鼓の演奏、日本食などが喜ばれます。自社のブランド力をアピールするために、現地国の著名人や芸能人をゲストとしてお呼びすることもあります。日本と違うところでいえば、宗教的行事を実施すること。仏教国では、仏教式典を必ず実施する必要があります。

 

 

 

周年記念イベントを企画する際のポイント

 

●目的設定

明確な目的なしに実施すると、単なるお祝いのイベントになりかねません。顧客に対する販売促進、もしくは認知拡大などのブランディング目的なのか。社員のモチベーション向上やチームワーク強化なのか。「何のためにやるのか」をプロジェクトチーム全員で共有して企画を推進していくことが、周年記念イベントを成功に導くための第一歩です。

 

●準備期間

準備期間は、予算やイベント内容によって大きく変わります。企業ロゴ・スローガンの変更や特設サイトの設置、社史の作成、大々的なイベント・キャンペーン等を実施する場合は、2年以上前から準備することもあります。また、イベント内容によって、日本からなにかを持ち込む場合は許可申請が必要となり、時間を要します。3ヶ月前からの準備でも周年記念の開催は可能ですが、実現可能なイベントは限られますので、半年〜1年ほどあればよい準備ができるでしょう。

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●場所と開催日時

パーティなどの開催場所は、ホテルの宴会場を利用することが多いです。製造業の企業は、現地の自社工場を活用する場合もありますが、VIPを招待する場合はやはり宴会場を予約することが望ましいです。工場は市街地から離れていることが多くアクセスが悪く、招待するVIPによっては失礼にあたることもあります。また開催日時については、その国の休日・祝日は外して、平日に開催しましょう。

 

●マナー

国によって文化、風習、慣例が異なるため、マナーは最も気を使う部分です。なかでもVIPに対する礼節、行儀作法は特に気をつけたいことのひとつ。椅子ひとつをとっても、日本ではVIPも他の招待客と同じイスを使いますが、東南アジアの多くの国々では、VIPにはソファー席を用意することが必須となります。また日本の上座下座のように、座る配置も決まっています。パーティ会場で使用する「色」も、日本では紅白などが好まれますが、たとえばタイでは国王の色を多く使用します。正装も同じように、国王の色が黄色であれば、黄色の洋服の着用が慣例となっています。マナー違反ひとつで、今後のビジネスに大きな影響を与えかねないため、外交プロトコルに沿って事前にしっかり覚えておきましょう。

 

 

周年記念イベント当日に心がけたいこと

 

万全な体制を整えたと思っても、当日には何が起こるかわかりません。たとえば、VIPが奥様やお子様を連れて来られて、急遽座席を増やす必要になった、ということは海外ではよくあることです。また、おおらかな国で実施する場合は、記念式典がはじまってもなかなか食事が出てこないということもあります。なにが起こっても柔軟に対応できるように心構えをしておくこと。そして、突発的なトラブルやアクシデントを想定して、開催場所の宴会場のスタッフも含めて、何度も打ち合わせとリハーサルを繰り返すこと。これが、記念式典の運営を成功させる最も確実な方法です。

 

 

 

周年記念イベントの実施に不安を感じたら

 

今回の記事では、海外拠点の周年記念イベントを実施するにあたり、最低限知っておきたいポイントを中心にご紹介いたしました。他にも、会場予約や交通宿泊の手配、当日のお土産や各種配布物の準備、会場設営や装飾、業者選定など、周年記念イベントを成功させるにあたり検討・確認するべき項目は数多くあります。

 

文化も風習も違う海外での周年記念イベントは、日本と勝手が大きく違います。実施にあたり不安がありましたら、お気軽にご相談ください。

JTBには、アジアや欧米など世界中の記念式典のサポート実績があります。会場や宿泊・輸送手配だけではなく、周年全体のコンセプト設計からプログラム設計、当日の演出・運営からお見送りまですべて対応しております。世界最高峰といわれる日本クオリティの品質を持って、企業のさらなる飛躍を全力でサポートいたします。

 

 

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